Cada vez más salen a la palestra cientos de empresas y freelance vendedores de eventos, fiestas, bodas y experiencias únicas que ofrecen a los clientes disfrutar del mejor momento para sus empresas o vidas.
Sin embargo, esta no es una actividad que se pueda ni se deba tomar a la ligera. El empresario de eventos no sólo debe disponer de una infraestructura propia o externalizada que ofrezca garantías, también debe de estar asegurado para cubrir de manera igual o superior el valor del montaje que ofrece y vende, con una responsabilidad civil acorde con lo ofrecido, lo cual muchas veces es inalcanzable para según que tipo de empresas o personas. Hoy en día, por los mundos de dios anda de todo, a cada tipo de persona se le puede ofrecer un tipo diferente de evento, por ello este es un trabajo de equipo que debe contener grandes dosis de imaginación, sumada a calidad de servicio y toda una serie de contactos bien asegurados, que finalmente serán los que harán que se logré el éxito.
Hay que tener en cuenta que los eventos tienen infinidad de detalles y complicaciones y el que nos vende su evento tiene que ser un profesional especializado sino dicho festejo u acto se puede irse al traste en décimas de segundo.
Ayer leía un listado de instrucciones a seguir para ser meticuloso con este trabajo y rezaba así:
El checklist o “listas de chequeo” son un punteo de cada una de las tareas a realizar enmarcadas en un lapso de tiempo, dejando bien claro en ellas quién es el responsable para que se cumpla esa tarea. Son muy útiles para la etapa del pre-evento pero sobre todo para los días previos al evento, en los que se debe trabajar muy intensamente, ya que es la etapa más dinámica.
Cada una de estas “listas de chequeo” serán encabezadas por el coordinador de cada espacio.
A grandes rasgos, se puede crear un checklist por cada una de las comisiones necesarias para gestionar el evento, que pueden dividirse en:
Ejecutiva: se encargará de supervisar la logística general, el área de inscripción/acreditación de los asistentes y al resto de las comisiones.
Planificación: se encargará de todo lo vinculado al programa, los horarios y los invitados.
Prensa y difusión: se encargará de la agenda de prensa, medios, entrevistas, notas y los espacios relacionados con todo ello durante el evento.
Ambientación: será su responsabilidad todo lo relacionado a las salas de actividades, espacio del evento o exposición si la hubiera.
Comercialización: Son los encargados de la relación con los sponsors y partners (si los hubiera) del evento
Actividades sociales: si las hubiera, gestionarán desde la selección y reserva hasta la coordinación de los detalles del lugar (show, regalos, discursos, etc.)
Tesorería: se encargan de los pagos a todos los proveedores y seguimiento de bancos, caja, etc.
Todo ello sin olvidar toda la gestión de los permisos y autorizaciones administrativas necesarias que requiere el evento y su ejecución, cosa a veces difícil y enjundiosa de obtener, pero que es fundamental para poder realizar el evento sin contratiempos inesperados.
Por ello, es de suma necesidad que los vendedores de eventos ambulantes no cualificados salgan de esa pantomima y dejen de hacer intrusismo en este sector. Es ya de por sí muy complicado trabajar y dar un buen servicio con situación económica actual y si encima se suma el pirata de turno a ver si hace el agosto, pues ya me dirán ustedes!
